Welche Funktionalitäten sollte ein Projektmanagement-Tool für die Steuerung und Umsetzung von Projekten enthalten? Aufgrund der speziellen Anforderungen in der Umsetzungsphase haben wir für Sie die wichtigsten Funktionsgruppen eines Projektmanagement-Tools aufgelistet:
Zugriff & Multiuserfähigkeit
Der Zugriff auf das Tool sollte von überall über das Internet geräteunabhängig erfolgen können. Alle Beteiligten im Projekt arbeiten gemeinsam in einer Datenbasis.
Informationen – qualitativ & quantitativ
Das Tool bietet die Möglichkeit alle relevanten Informationen zu erfassen. Die Erfassung von Daten aus Drittsystemen wird über Schnittstellen und Imports bereitgestellt. Informationen können qualitativer als auch quantitativer Art sein. Finanzielle und nicht-finanzielle Kenngrößen sollten frei definierbar sein.
Hierarchische Strukturierung
Zur Übersichtlichkeit und Vergabe von Verantwortlichkeiten auf Maßnahmenebene bietet ein Projektmanagement-Tool die Möglichkeit zur Differenzierung und Strukturierung. Eine solche Strukturierung erfolgt idealerweise hierarchisch. Eine hierarchische Struktur bietet optimale Möglichkeiten Informationen zu aggregieren und Vorgaben so wie Berechtigungen Top-down zu setzen. Optimal ist der mögliche Umbau per Drag & Drop ohne Informationsverlust. Eine Limitierung in Tiefe und Breite sollte natürlich nicht existieren.
Kollaboration & automatische Benachrichtigung
Eine hierarchische Struktur unterstützt die Weitergabe von Informationen und ermöglicht eine Eskalationstreppe. Push-Mails ermöglichen den Informationsfluss der Statusinformationen an die hinterlegten Verantwortlichen. Durchsuchbare To-do-Listen, Notizfunktionen und Mouseover-Kontaktinformationen die Nutzer helfen interaktiv das Gespräch zu suchen und Informationen auszutauschen.
Rollen & Rechte
Ein detailliertes Rollen- und Rechte-Konzept garantiert eine zielgenaue Zuweisung von Informationserfassung und -anzeige. Klare Verantwortlichkeiten schaffen Verbindlichkeit und erleichtern die Steuerung des Projektes. Aufgaben und Verantwortung werden delegiert und zentral gesteuert.
Darstellung von Informationen & Reporting
Um Informationen zielgerichtet auswerten zu können, sind unterschiedliche Sichten wie Scorecards, Kanban, Portfolio- oder 4-Felder-Charts und sortierbare Tabellen hilfreich. Idealerweise können solche Sichten nicht nur durch Exporte, sondern direkt im Tool visualisiert werden. Darüber hinaus ist ein maßgeschneidertes Standard-Reporting in den gängigen Formaten wie PDF, Excel, PowerPoint oder Word unerlässlich.
Daten- & Zugriffssicherheit
Verschlüsselung der Datenbank und des Datenverkehrs sind unabdingbar. Konfigurierbare Passwortsicherheit und 2-Faktor-Authentifizierung sollten ebenfalls in jedem guten Projektmanagement-Tool vorhanden sein. Revisionssicherheit, Wiederherstellungsmöglichkeiten von gelöschten Informationen und detaillierte Logs zu jeder Datenänderung runden die Sicherheit ab.